給与計算業務を10日から5日に半減！手厚い導入サポートで初期設定の不安も解消
株式会社堀口建築設計
構造設計業務を中心に、建築物・工作物の設計を手がける株式会社堀口建築設計。同社は給与業務の負荷削減を目的に「弥生給与 Next」を導入し、勤怠確認から給与計算、支給手続きまでの期間を10日から5日に半減した。導入背景や効果について、代表取締役の堀口さんと給与計算業務を担当する永島さんが語った。
課題
給与計算業務のミスを減らし、工数を削減したい
給与明細書の印刷・封入・手渡しにかかる手間を減らしたい
自社だけで正しく初期設定できるか不安
選定理由
弥生製品に慣れているのでスムーズに移行しやすい
「弥生会計 Next」と連携することで、バックオフィス業務全体の効率化につながる
カスタマーサクセスに直接電話で相談できるサポート体制があり、初期設定への不安を解消しながら進められる
効果
勤怠確認から給与計算、支給手続きまでの期間を、約10日から約5日に半減
自動計算機能により、入力・確認の負担が軽減
給与明細書のペーパーレス化（Web配信）により、印刷・封入・手渡しの作業が不要に
お気に入り機能
雇用保険料や所得税、給与支給額の自動計算機能
給与明細書のWeb配信機能
設計業務のクラウド化が進むなか、「最後の壁」だったバックオフィス業務
1976年に三重県名張市で創業した株式会社堀口建築設計。構造設計を中心とする総合設計事務所として、ホテルや工場など一般的な建築物の柱や梁の構造計算の他、プラント設備、サイロ、煙突、観覧車など、多種多様な工作物の構造計算を手がける。従業員数は22名で、名張本社（三重県）の他、大阪支店、東京支店を構える。事務部門は名張本社と大阪支店の2拠点・3名体制で役割分担を行い、永島さんは大阪支店の事務担当として、主に給与計算や勤怠確認、給与明細書の配布などを担当している。
同社では、設計業務においてファイル共有やチャット、オンライン会議などの各種クラウドツールを活用し、拠点をまたいだ業務体制を整えてきた。一方で、会計や給与などのバックオフィス領域は、ローカル環境やExcelでの運用が残っていたという。
「デスクトップアプリ『弥生会計 スタンダード』とExcelを利用しており、大きな不便はなかったのですが、複数拠点で事務作業をしているため、ローカル環境で動くアプリはリアルタイムのデータ共有が難しいという課題がありました。設計業務はほぼクラウド化できていたのですが、事務だけが後回しになっていて、いわば最後の壁のような状態でした」（堀口さん）
正確性が求められる給与計算業務。時間と心理的負荷の低減を目指して「弥生給与 Next」を導入
導入前の給与計算業務では、前月の給与データを取り込むなど、Excel上で一部自動化できている作業はあったものの、手入力による作業も残っていたという。また、所得税は自動計算されず、表を目視で確認しながら手入力する必要があった。
「手入力と目視確認だとミスが発生しやすいので、時間をかけて慎重に対応しなければなりませんでした。また、本社の担当者によるダブルチェックも行っていたので、確認だけで2〜3日かかることもありました。給与振り込みの期日も決まっているので、勤怠確認から給与計算、支給手続きまで合計10日前後で正確に処理する必要があり、心理的なプレッシャーも大きかったです」（永島さん）
また、給与明細書は紙で印刷し、切り分けて封筒に入れ、従業員に手渡ししていた。そのため、リモート勤務の従業員には手渡しのタイミングが遅れることもあった。
こうした状況を変えるため、同社はクラウドサービスの活用を検討。既に弥生製品を利用していたことから、「弥生給与 Next」であれば少ない負荷で移行できると考えた。
「他のサービスをまったく検討しなかったわけではありませんが、スムーズに移行できるという点では、弥生シリーズに優位性があると感じました。また、会計業務についても、もともと導入していた『弥生会計 スタンダード』から『弥生会計 Next』に移行したことで、バックオフィス業務全体のクラウド化や連携強化ができると考えたのです」（堀口さん）
スクール感覚の安心感。カスタマーサクセスの手厚いサポートで、初期設定の不安を解消！
一方、実際に業務を担当することになった永島さんは弥生製品を利用した経験がなく、初期設定を1人で最後まで進められるか不安を感じていた。そこで、カスタマーサクセスに直接電話で相談できるベーシックプラスプランを選定。さらに、初期設定のサポート日程を事前に調整できる「初期設定サポートキャンペーン※」に申し込み、わからないことを確認しながらていねいに設定を行っていった。
「従業員ごとの時給や計算式など、細かい設定があるので、カスタマーサクセスに何度も相談しながら設定していきました。スクールに通っているような感覚で、定期的に支援を受けられるので、一歩ずつ理解を深めながら進めることができました」（永島さん）
こうしたカスタマーサクセスの伴走により、最終的に永島さんは操作方法や設定方法を理解し、自身で運用できる状態になったという。
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初期設定サポートキャンペーンは現在終了しておりますが、「弥生給与 Next」ベーシック・ベーシックプラスプランであれば、専任のカスタマーサクセスが無料で導入のお手伝いをします。
給与計算業務は10日から5日に半減！給与明細書のWeb配信（ペーパーレス化）も実現
「弥生給与 Next」の導入に際し、給与計算のプロセス自体を大きく変えたわけではない。従来の業務フローを活かしながら、Excelに手入力していた雇用保険、所得税などが「弥生給与 Next」上で自動計算されるようになったことが、結果として業務効率化につながっている。
「勤怠情報や必要な明細項目を確認したうえで再計算ボタンを押すだけで、従業員の給与額が一気に反映されるため、手入力がほぼ不要になりました。確認作業は引き続きていねいに行っているのですが、目視で確認すべき箇所が減ったので、心理的なプレッシャーも軽減されました」（永島さん）
その結果、勤怠確認から給与計算、支給手続きまでにかかる期間は、従来の約10日から約5日に短縮された。
また、給与明細書の配布も、手渡しからWeb配信に移行。従業員はパソコンやスマートフォンから見たいときに明細書を確認できるようになり、事務側では印刷・封入・手渡しの作業が不要になった。
「毎月、全員分の給与明細書を印刷して封筒に入れて渡していたので、その作業がなくなったのは大きいですね。コスト削減にもつながっています」（永島さん）
リモート勤務の従業員への手渡しに時間がかかり、確認が遅れるといった課題も解消された。Web配信に切り替え後も従業員から見づらさや不備に関する声はなく、スムーズに受け入れられているという。
十分な助走期間を設けたことで、スムーズなクラウド化につながった
クラウド化には、それなりの労力がかかる。特に、これまで利用したことがないサービスを担当者が理解し、自社の業務に合わせて設定していくには、一定の準備期間が必要だ。
そのため、同社では既存のExcel運用と「弥生給与 Next」をしばらく並行して運用した。いきなりクラウドに切り替えるのではなく、十分な助走期間を設けたことが、現場に無理な負担や反発を生まないポイントだったという。
「導入は決めましたが、本格運用の開始時期は最初から決めずに、まずは担当者が慣れて『これでいける』となってから切り替えるようにしました。システムを二重で走らせる期間はありましたが、そのおかげで順調に移行できたと思います」（堀口さん）
「時間はかかりましたが、結果的に給与計算業務は効率化され、心理的な負担も軽くなりました」（永島さん）
業務の属人化を減らし、だれもが、いつでも休める体制へ
「弥生給与 Next」の導入によって給与計算や明細書配布の負担が軽くなったことで、永島さんは今後、確認作業の精度向上や、会社全体がより働きやすくなるためのサポートに時間を使っていきたいと話す。
また、事務担当者どうしで業務を共有できる体制づくりも視野に入れている。現在、永島さんは「弥生給与 Next」を活用した給与計算業務を担当し、もう1名の事務担当者は「弥生会計 Next」を活用した会計業務を担当している。今後は互いの業務を共有し、事務部門全体で対応できる範囲を広げていく考えだ。
代表の堀口さんも、会社全体として属人化している業務をできるだけ減らし、だれかが休んでも業務が回る体制を強化したいと考えている。
「組織として、だれもが、いつでも休めるようなしくみになっていることが重要です。そのためにも、複数人が同じように業務できる体制づくりを進めていきたいですね」（堀口さん）
今回ご紹介した製品
給与・勤怠・労務業務をシームレスに繋いで効率化！
勤怠管理や給与計算・年末調整などの給与業務、入社・保険手続きといった労務業務がワンストップで"かんたん"に完結するクラウド給与サービス。
初心者でもわかりやすいUI・UXで、複雑な労務関連の業務をラクにします。
- 事業所名
株式会社堀口建築設計
- 所在地
三重県名張市、大阪府大阪市、東京都品川区
- 設立年
1976年
- 事業内容
構造設計を中心とした建築設計業務。建築物・工作物の構造計算および意匠設計。
「弥生給与 Next」の導入事例
弥生株式会社カスタマーセンター
- 受付時間
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9:30～12:00/13:00～17:30
（土・日・祝日、および弊社休業日を除きます）
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