176名の給与計算を2週間から1週間に短縮！介護事業の複雑な給与業務を効率化
アットライナ株式会社
介護保険や障害福祉の在宅訪問介護サービスを手がけ、6事業所で176名の従業員を擁するアットライナ株式会社。多段階の手作業による給与計算と、紙を中心とした年末調整業務からの脱却を目指し、「弥生給与 Next」を導入した。専任担当者による初期設定支援を活用し、疑問点を解消しながら、介護業界特有の給与項目に対応できる運用環境を整備。導入後、給与計算にかかる期間は約2週間から1週間へと半減し、税額や保険料の自動計算によって計算ミスへの不安も軽減している。代表取締役の藤田幸司さんに、導入の経緯や効果、年末調整での活用に向けた期待を伺った。
課題
176名分の多様な稼働実績や処遇改善加算の集計を手作業で行っており、毎月約2週間の計算期間と業務の約5割を費やしていた
多段階の転記作業による計算誤りのリスクを抱え、支給後の確認対応など担当者の心理的負担が大きかった
紙による年末調整書類の配布・回収に約1か月を要し、書類の行き違いによる修正対応が発生していた
選定理由
介護業界特有の複雑な給与項目を、自社の実態や運用ルールに合わせて柔軟に設定できた
制度によって報酬体系が定められている介護事業において、機能と価格のバランスに高い納得感があった
専任担当者による導入・運用支援がプランに含まれており、操作や設定の不安を解消できる見通しが立った
効果
給与計算にかかる期間が約2週間から約1週間へと半減し、通常業務を圧迫していた作業負担が大幅に軽減された
税額や社会保険料の自動計算によって計算精度が向上し、支給後の問い合わせや修正対応がほぼゼロになった
176名分の従業員情報の一元化や処遇改善加算データの抽出が可能になり、将来の円滑な業務引き継ぎに向けた基盤が整った
お気に入り機能
給与支給額・控除額の自動計算
保険料率の自動アップデート
176名分の給与計算に約2週間。多様な稼働形態と介護業界特有の制度が生んだ負担
2006年の創業から20年。アットライナ株式会社は、神奈川県内の6事業所で訪問介護や障害福祉の在宅サービスを展開している企業だ。従業員数は176名。固定給の正社員に加え、利用者の自宅を訪問する登録ヘルパーの多くが時給制のパートとして働く。ヘルパーは稼働時間や曜日が一人ひとり異なり、月ごとの稼働実績にも大きなばらつきがあった。
さらに給与計算を複雑にしていたのが、介護職員の賃金改善を目的とした「処遇改善加算」をはじめとする業界特有の制度だ。
「ヘルパーごとに稼働状況が異なるうえ、処遇改善加算の計算も重なります。一般的な給与計算ソフトや表計算ソフトでも、正確に処理するのは非常に難しいものでした」（藤田さん）
「弥生給与 Next」の導入前は、稼働実績を印刷して表計算ソフトへ転記し、計算代行先へ送付したあと、戻ってきた数値を再度手作業で清書していた。実績が確定する毎月10日から振込直前の20日過ぎまでの約2週間、藤田さんと事務スタッフは、業務時間の約5割を給与関連の作業に費やしていたという。
こうした多段階の手作業は、時間がかかるだけでなく、正確性を保つうえでも負担となっていた。慎重に確認を重ねても入力相違のリスクを完全に排除することは難しく、給与支給後に内容を再確認する場面もあった。藤田さんは常に計算結果へ注意を払いながら作業を進めていたという。
毎月の給与計算に加え、年末調整も課題となっていた。登録ヘルパーは出勤日が不定期なため、税理士から届いた紙の各種控除申告書を全従業員へ配布・回収するまでに約1か月を要していた。限られた期間でやり取りするなかで書類の行き違いが生じ、後日修正に追われることも多かった。
「回収した書類をそのまま税理士へ送っていたため、情報の行き違いが生じる場合がありました。今後は自社で提出状況を確認したうえで、正確な情報を連携したいと考えていました」（藤田さん）
従業員の増加に伴い、176名分の多様な働き方と正確性を手作業で支え続ける運用の見直しが急務となっていた。
業界特有の給与体系に対応する柔軟性と充実の支援体制。導入のしやすさが後押しした決断
手作業を中心とした給与計算の見直しが急務となるなか、同社が本格的なシステム選定に乗り出したのは約1年前のことだった。給与ソフトの導入自体は以前から視野に入っていたものの、従業員数の増加に伴い、従来の手法では正確性を保ち続けることが難しくなったことで、業務改善への決断を下した。
選定で最も重視したのは、コストと介護業界特有の給与体系に適合できるかという点だ。訪問介護では、登録ヘルパーごとに異なる時給単価や各種手当に加え、処遇改善加算などの項目を正確に反映させる必要がある。一般的な設定枠に固定されたソフトでは、自社の運用に合わせた柔軟な調整が難しいのではないかという懸念があった。
複数の選択肢を調べるなかで着目したのが、長年業務ソフトで実績を築いてきた弥生が提供するクラウド給与計算ソフト「弥生給与 Next」だった。藤田さんは10年ほど前から「弥生」というブランドを知っており、企業としての信頼感を持っていたという。機能面を確認すると、懸念していた業界特有の給与項目も自社のルールに合わせて柔軟に設計できることがわかった。
「介護業界特有の給与項目を正しく組み込めるかどうかが何より重要でした。弥生給与 Nextであれば自社の実態に合わせた項目設定が可能だとわかり、当社の運用に合致できるという手応えを得ました」（藤田さん）
導入を後押ししたもう1つの要素が、機能と価格のバランスだ。訪問介護事業は報酬体系が制度で定められているため、管理コストを適切に抑える視点が欠かせない。納得感のある価格設定は、同社にとって大きな魅力となった。
「事業を健全に継続するためには、経費を抑えながら確実な仕組みを整える必要があります。弥生給与 Nextは機能と価格のバランスが非常に優れており、同業の事業者にとっても導入しやすいと感じました」（藤田さん）
さらに、社内に専門部署がないなかでの初期設定に対する不安も、充実した導入・運用支援によって解消された。専任担当者が事業所の実情を把握したうえで初期設定から基本操作まで丁寧に案内する体制があり、疑問点を相談しながら進められる見通しが立ったのである。
特有の給与項目に対応できる柔軟性、明瞭な価格体系、そして手厚い支援体制。求める要素がすべて整っていることを確認した藤田さんは、長く迷っていた導入に踏み切り、「ベーシックプラン」での本導入を決断した。
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「弥生給与 Next」ベーシック・ベーシックプラスプランでは、専任のカスタマーサクセス担当者が無料で導入のお手伝いをします。
伴走支援で業界特有の項目設定を実現。自社運用を支える基盤を構築
導入決定後、同社は専任のカスタマーサクセス担当者による支援を受けながら、初期設定を進めた。藤田さんは自ら操作し、できる範囲で設定を進めていたものの、バックオフィスの専任部署がないなか、すべての設定を1人で完結させることには難しさもあった。
「操作説明やフォローがなければ、1人ですべてを設定するのは難しかったかもしれません」（藤田さん）
専任担当者に相談できる環境が、導入を進めるうえで重要な支えとなった。特にポイントとなったのが、訪問介護事業特有の給与項目の設定である。藤田さんは当初、自ら項目を作成したものの、設定方法に一部相違があった。そこで専任担当者との打ち合わせで自社の給与体系を説明し、適切な設定方法の案内を受けたことで、必要な項目を反映できた。
「介護業界特有の給与項目は、最初に自分で作ってみたものの、設定方法が少し異なっていました。担当者の方に正しい方法を案内してもらい、その後はスムーズに進められました」（藤田さん）
疑問点を解消しながら初期設定を終えた同社は、実務の運用方法も見直した。従来は稼働実績を印刷して表計算ソフトへ転記し、外部の計算代行先へ送付していたが、現在は介護ソフトから出力したデータをもとに「弥生給与 Next」へ入力している。多段階にわたっていた手作業や転記が減り、外部の計算代行を利用せず、自社内で給与計算を進められる体制が整った。
さらに、社会保険料などを事前に入力することで、税金や社会保険料を自動計算する機能も活用している。運用開始後のミーティングでは、給与を確定するまでに生じた疑問点も解消。専任担当者の支援を受けながら、同社は安定した自社運用への足がかりを築いていった。
給与計算期間は2週間から1週間に半減。税額や保険料の自動計算がもたらした正確性と安心感
「弥生給与 Next」の導入により、同社の給与計算業務は大きく効率化した。実績確定の毎月10日から振込直前までの約2週間を費やしていた計算期間は、多めに見積もっても約1週間に半減。通常業務の約5割を占めていた作業負担は大幅に軽減された。外部の計算代行を利用せずとも、自社内で正確な給与計算を迅速に行える体制が整ったのだ。
迅速化の鍵となったのが、税金や社会保険料の自動計算機能だ。従業員ごとの基本情報を事前に設定しておくことで、稼働データに応じた支給額や控除額が即座に算出される。手作業での確認が不可欠だった住民税の控除もスムーズに連動し、個別に数値を調べて入力する手間が解消された。以前は料率がいつ変わったかを自分でチェックしきれない不安があったが、その確認負担はなくなったという。
「毎月の税額や社会保険料を事前に設定しておけば、該当月に合わせて自動的に計算されます。以前は料率改定などを常に意識しながら確認していたため、確実な数値が瞬時に導き出される仕組みには大きな恩恵を感じています」（藤田さん）
作業時間の削減に加え、計算精度の向上に伴う心理的負担の解消も大きな成果だ。以前は手作業の過程で記載漏れなどのリスクを抱え、給与支給後に従業員から確認が入ることもあった。しかし自動計算への移行により確認ミスは大幅に減少した。表計算ソフトで管理していた頃を100とすれば、支給後の問い合わせは体感として「0か1」といえる水準にまで激減したという。
「計算誤りが目に見えて減り、従業員からの問い合わせもほとんど発生しなくなりました。自動で計算されるため、数値が正しいかどうかという不安も減っています。自信を持って説明できるようになり、精神的な負担も大きく軽減されました」（藤田さん）
さらに効果は日常の計算業務にとどまらない。176名分の従業員情報がクラウド上で一元化され、入退社の管理も迅速に行えるようになった。加えて、介護業界特有の処遇改善加算にまつわる集計業務も効率化している。処遇改善加算は、受け取った加算額を全額ヘルパーへ給与として支給しているかの確認が行われるため、給与仕訳の合計を行政へ報告する義務がある。従来は提出用の集計を表計算ソフトで手計算していたが、「弥生給与 Next」では必要な仕訳データを一括で抽出できるようになった。数値の正確性が担保され、行政への実績報告を円滑に作成できる基盤が整ったのだ。
給与計算のシステム化が進む一方、業務の特性に応じて表計算ソフトも活用している。訪問介護や障害福祉では、ヘルパーが「どの現場で、どのようなサービスを提供したか」という詳細を確認する必要があるため、内訳明細の作成には現在も表計算ソフトを併用している。業務のデジタル化について、藤田さんは「半分ほどは進んでいると思います」と語る。基幹となる給与計算をシステム化したことで、多段階の手作業や心理的負担は着実に軽減されている。
年末調整の自社完結と円滑な業務継承へ。年商10億円に向けた組織づくりを支える基盤
給与計算が安定稼働へと移行した同社が、次なる節目として見据えるのが年末調整のデジタル化だ。同社ではまだ「弥生給与 Next」での年末調整を経験していないが、藤田さんはこの機能こそが長年の課題を解消する大きな一手になると期待を寄せる。
従来の運用では、税理士から届いた紙の申告書を全従業員へ配布・回収してそのまま送付していたため、出勤日が不定期なヘルパーとの間で書類の行き違いや修正が生じやすかった。自社で提出状況を把握し、Web上で配布から回収・計算まで進められれば、手戻りや確認作業は大幅に減少する見込みだ。
「これまでは書類の受け渡しが中心で、行き違いを防ぎきれない難しさがありました。自社で責任を持って従業員から情報を集め、一連の流れを完結させられる体制を整えたいと考えています」（藤田さん）
業務の標準化は、将来を見据えた事業承継にも道筋をつけている。現在52歳の藤田さんは、65歳での引退を見据え、今後8年以内に給与業務を後任へ引き継ぐ構想を描く。
「以前のやり方では複雑すぎて任せることが困難でしたが、業務が標準化されたいま、引き継ぎの難易度は大きく下がりました。操作手順さえ共有できれば、誰でも迷わず処理を進められる環境が整ったと感じています」（藤田さん）
業務の引き継ぎを見据える背景には、同社が描く中長期的な成長ビジョンがある。次世代へ会社を着実に引き継ぐには、安定した事業基盤が欠かせない。その考えから、年商10億円の達成と、横浜市内の各区に1事業所ずつ展開することを目標に掲げている。
事業拡大を支えるうえでは、給与をはじめとするバックオフィス業務を標準化し、円滑に引き継ぐ体制づくりも重要となる。現在は年商10億円の達成に向けた成長投資を優先しているが、目標の達成後には、勤怠管理や労務手続きのデジタル化も進めていく考えだ。
自社の経験を振り返り、藤田さんは「初めて給与計算ソフトを導入する企業にこそ、弥生給与 Nextを勧めたい」と語る。特に訪問介護をはじめとする介護業界では、制度上得られる報酬に一定の枠組みがあるため、経費を抑えながら確かな機能を導入する視点が欠かせない。
同社の運用を支えるのは、業界特有の給与体系に適合する柔軟性と納得感のある料金体系、そして何より標準で提供されるカスタマーサクセスの手厚い導入・運用支援だ。
「追加費用を支払うことなく、カスタマーサクセスによる導入・運用支援がプランに含まれていたからこそ、途中で挫折することなく運用を定着させることができました。疑問点を相談しながら進められる手厚いサポート体制があったからこそ、立ち止まることなく本稼働まで進められたと感じています」（藤田さん）
手厚い導入・運用支援と柔軟な機能に支えられ、アットライナ株式会社はアナログな運用からの脱却を成し遂げた。従業員176名の日々の尽力に正確な給与で応えながら、同社は年商10億円という次なる高みへ向けて確かな歩みを続けている。
今回ご紹介した製品
給与・勤怠・労務業務をシームレスに繋いで効率化！
勤怠管理や給与計算・年末調整などの給与業務、入社・保険手続きといった労務業務がワンストップで"かんたん"に完結するクラウド給与サービス。
初心者でもわかりやすいUI・UXで、複雑な労務関連の業務をラクにします。
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- 事業所名
アットライナ株式会社
- 所在地
神奈川県
- 設立年
2006年
- 事業内容
訪問介護、予防訪問介護、障害者支援、病態食の販売
「弥生給与 Next」の導入事例
弥生株式会社カスタマーセンター
- 受付時間
-
9:30～12:00/13:00～17:30
（土・日・祝日、および弊社休業日を除きます）
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